Tipos de Bandejas de Correspondencia

 

 

 

 

 

Tipos de Bandejas

 

El TRANSDOC tipifica la correspondencia según el origen y la agrupa en distintas bandejas.
Aquí damos una breve descripción del contenido de cada una de ellas y mostramos a través de un ejemplo su utilización  durante el Proceso de Trabajo.  

  • Bandeja de Correspondencia de Origen Externo:
    Agrupa a  toda aquella correspondencia que se recibe de otras instituciones o de la ciudadanía.
    Esta es recibida y registrada por la Mesa de Entrada y enviada al despacho del responsable de su gestión.
    ejemplo

  • Bandeja de Correspondencia de Origen Interno:
    Agrupa toda aquella correspondencia elaborada al interior de la institución y que una vez finalizada es enviada desde otro despacho de la institución.
    ejemplo

  • Bandeja de Correspondencia en elaboración:
    Es una agrupación particular de aquella correspondencia de Origen Interno que está en proceso de elaboración, esta correspondencia es un borrador de la correspondencia que será enviada al finalizar su producción.
    Aquí encontrará la correspondencia que le fue transferida por otro despacho, para que Ud. tome alguna acción , adjunte documentos, complemente información, etc., O, aquella que Ud.  todavía no envió a su destinatario final.
    ejemplo

  • Bandeja Todo  :
    Agrupa la correspondencia Externa , Interna y en Elaboración

 

  También  le ofrece bandejas que simplifican el control de su gestión :

 

  • Bandeja de transferidas:
    Agrupa todos los documentos que Ud. transfirió a otros funcionarios para que ejecuten alguna acción determinada por lo tanto, es el lugar desde el cual podrá hacer el control de gestión de los documentos enviados a sus subordinados.

  • Bandeja de tramitada a confirmar:
    Agrupa todos los documentos que ya han sido codificados por el sistema pero que todavía pueden tener ajustes finales.
    Se utiliza cuando alguien de jerarquía superior debe firmar la correspondencia.

Metodológicamente se recomienda que esta bandeja quede vacía al final de su jornada

  • Bandeja de pendientes:
    Agrupa todos los documentos que por alguna razón ha decidido separar del proceso normal de gestión, ya sea por alguna prioridad que deba darse al documento o porque desea postergar su trámite. La puede volver a la gestión normal en el momento que considere oportuno.

  • Bandeja de Pendientes de envío vía e-mail
    Agrupa toda aquella correspondencia elaborada al interior de la institución cuyo destinatario (un ciudadano o un funcionario externo) posee dirección de correo electrónico.
     

  • Bandeja de correspondencia con plazo de gestión:
    Agrupa todos los documentos que están en su bandeja y que tienen un plazo de gestión definido.

Consulta de Bandejas

 

Para consultar cualquiera de las bandejas, seleccione la  deseada y le aparecerá el listado de la correspondencia, que Ud. podrá organizar según su conveniencia

Vea cómo organizar listados


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