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Historia de implementación
TRANSDOC en República Dominicana: un ecosistema que conecta, transforma y permanece
Las personas que gestionan la correspondencia en catorce instituciones dominicanas cuentan cómo pasaron del papel y los libros de registro a un servicio de atención ciudadana con trazabilidad.
Solución: Transparencia documental
Acércate a las instituciones públicas y refresca tu mirada hacia ellas.
Descubre cómo están cambiando su cultura de gestión y acercándose a las personas. PNUD-SIGOB nos conecta con la realidad cotidiana de las administraciones públicas de la región.
En una institución, la correspondencia es como una red de caminos por donde circulan decisiones, solicitudes y respuestas. Es lo que permite que una entidad funcione, escuche y actúe. Allí se plasma su formalidad y su capacidad de respuesta.
Una red de metro que nunca se detiene
Como si se tratara de una red de metro, el tráfico de mensajería dentro de una institución es incesante. Cada documento sigue su propio camino entre estaciones (entradas, salidas, revisiones) y la eficiencia del trayecto depende de qué tan bien esté organizada esa red.
La correspondencia revela la capacidad de una institución para recorrer sus propios caminos con orden y propósito.
Antes: lo que nos contaron
Personas de los equipos de correspondencia de las instituciones describen cómo era el trabajo antes de TRANSDOC.
Anteriormente todo se manejaba de manera manual…
Si son cinco personas se debe imprimir cinco veces…
La búsqueda de los acuses de recibo de manera manual…
Antes debíamos registrar todo en un libro…
Nosotros como gestores teníamos que contactar a la persona…
Escúchalo en sus voces
¿Por qué sigue ocurriendo esto?
A pesar de décadas de digitalización, muchas instituciones públicas siguen dependiendo del papel, la tinta y los archivos físicos. PNUD-SIGOB conoce esta realidad. Por eso creó soluciones como TRANSDOC.
TRANSDOC (Transparencia Documental) es una metodología de trabajo, una tecnología y un proceso de acompañamiento institucional que establece un nuevo modelo de gestión de la correspondencia en las entidades públicas.
¿Cómo lo hace?
Analiza
Los procesos existentes en torno al manejo de la correspondencia.
Rediseña
Esos procesos, eliminando redundancias y todo aquello que no aporta valor.
Revitaliza
El sistema de gestión de la correspondencia con un nuevo flujo de información, soportado por una red tecnológica ajustada a cada caso.
Y así transforma un proceso invisible, como la correspondencia, en un servicio de atención ciudadana que pone a las personas en el centro.
¿Qué logra?
Una correspondencia saludable
- Correspondencia al día
- Orden
- Trazabilidad
- Respuesta oportuna
- Integridad
- Eficiencia
A través de una metodología de trabajo
- Robusta
- Una estructura de trabajo orientada a acompañar a cada institución en particular, con métodos, sistemas y tecnología adaptables y personalizables.
- Participativa
- Implementada desde la participación de las instituciones y en equipo con los equipos de correspondencia.
- Significativa
- Orientada a aportar valor a los procesos de correspondencia, a los equipos institucionales y, sobre todo, a la ciudadanía.
Ahorro y racionalización de recursos
- Cero papel
- Mínimo espacio de archivo físico
- Cero costos en software
- Integridad y seguridad de la información
- Desarrollo de capacidades digitales
- Eficiencia
A través de una tecnología
- Archivo digital
- Toda la correspondencia, con sus anexos y su historial, en un repositorio institucional.
- Flujo digital de la información
- Clasifica y enruta la correspondencia, con precisión en la distribución y sin viajes de mensajeros.
- Interfaz web con la ciudadanía
- Facilita la trazabilidad y la transparencia de la comunicación entre la ciudadanía y la institución.
Desarrollo de capacidades
- Nuevas oportunidades para las personas funcionarias
- Apropiación y uso de la solución
- Uso perdurable en el tiempo
- Proactividad en la interacción con el sistema
- Cualificación de perfiles
- Formación continua
A través de una forma de acompañar
- Adaptabilidad
- Cualidad inherente de TRANSDOC para responder a las características de cada institución y contexto.
- Formación
- En el uso del sistema y en la apropiación de los roles asociados a los nuevos perfiles profesionales.
- Soporte continuo
- Técnico y de uso, que sostiene una comunicación duradera entre PNUD-SIGOB y la institución para la mejora continua.
Un antes y un después con TRANSDOC
Después: lo que nos contaron
Estos procesos requieren de una configuración especial…
¡Con TRANSDOC se rompe un paradigma!
¡Tenía miedo, pero con la capacitación pude dominar el sistema!
¡TRANSDOC es súper fácil!
Un ecosistema que conecta, transforma y permanece
El sistema que empezó en la Presidencia se expandió hasta formar una red de treinta instituciones del Ejecutivo conectadas digitalmente: una comunicación oficial entre entidades que ya no necesita imprimir ni enviar mensajeros. Estas son algunas de ellas.
- Presidencia de la República
Ministerio de Hacienda- Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo
Secretaría de Estado de Relaciones Exteriores
Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales- Ministerio de Energía y Minas
- Ministerio de Deportes
Dirección General de Presupuesto
Dirección General de Contrataciones Públicas
Tesorería de la Seguridad Social- Contraloría General de la República
- Cámara de Cuentas
- Tribunal Superior Electoral
- Defensor del Pueblo
La sistematización completa
Sistematización de la experiencia TRANSDOC en República Dominicana. El recorrido completo: el punto de partida, la metodología, la tecnología, el acompañamiento y lo que cambió en cada institución.
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