Poder Judicial del Estado de Michoacán
Datos generales
El proceso de implementación de ACOM desarrolló un relato institucional que tuvo eco y respaldo en las acciones que se acometieron a nivel administrativo y de gestión.
Durante su puesta en macha se identificaron hitos institucionales en la búsqueda de oportunidades comunicacionales, lo que permitió al Poder Judicial del Estado transformar la percepción de una institución lejana y desconocida, además de posicionar diversas temáticas en la opinión pública, como transparencia, modernización y responsabilidad social.
Esta experiencia permitió estructurar líneas temáticas que quedaron en manos del Comité de Comunicación Estratégica, grupo de trabajo interno encargado del análisis y toma de decisiones en el ámbito comunicacional. Entre los principales logros en esta materia, se cuentan:
- Unificación, concentración y priorización de contenidos.
La estructuración de una estrategia comunicación para el Poder Judicial permitió establecer una importante priorización de mensajes, acotando y remarcando las metas esperadas en un discurso simple y de fácil transmisión.
Se establecieron canales bidireccionales de comunicación e información con los medios, transparentado considerablemente la labor de impartición de justicia. Lo anterior generó el establecimiento de una relación de respeto por la labor de ambas partes.
- Coordinación temática de la gestión comunicacional del Poder Judicial.
El proceso de planificación estratégica en el ámbito comunicacional permitió establecer una base discursiva unitaria para el ordenamiento de las prioridades temáticas. De esta forma, se logró un discurso institucional coherente y sólido en las diferentes instancias de la organización.
- Priorización de la acción comunicacional como elemento preeminente para la gestión.
Se logró una identificación y reconocimiento -gracias al valor dado por los principales actores- de la labor comunicacional en todos los niveles de la Institución, lo que definió su posicionamiento.
Funcionamiento
La implementación del proyecto se inició con la creación del Comité de Comunicación Estratégica con el objeto de organizar una estrategia global de comunicaciones del Poder Judicial y aunar un discurso que identificara ejes conceptuales, proyectos estratégicos y/o prioritarios, y objetivo definidos.
Desde su implementación, en febrero del año 2012, esta instancia se reunió semanalmente, alrededor de 55 veces, de las cuales ocho tuvieron carácter de extraordinarios para tratar temas considerados sensibles o para anticipar situaciones de crisis. Estas últimas siempre fueron citadas por el Presidente de la entidad y, según las necesidades de la ocasión, reunió a diferentes actores.
En el caso del Consejo para el Nuevo Sistema de Justicia Penal (CNSJP), el que conformó su propio Comité, se realizaron aproximadamente 45 sesiones.
En ambos casos, los comités trabajaron con los insumos definidos -informes de SIMAT, identificación de oportunidades y amenazas, proyectos estratégicos, agenda del Presidente y la agenda Institucional del Poder Judicial-, para la priorización de las acciones de comunicación.
Entre los principales logros de los dos Comités, se cuentan:
- Generación de un espacio de debate y definición comunicacional
- Mayor ordenamiento y coordinación en la agenda comunicacional del Presidente y vocerías.
- Determinación de requerimientos y necesidades específicas destinadas a agregar valor a las actividades institucionales.
- Inclusión de proyectos estratégicos e identificación de hitos institucionales como oportunidades de comunicación.
- La participación de diversos actores a cargo de la planenación estratégica del Poder Judicial, permitió la inclusión de ámbitos de acción hasta antes no relevados en la agenda pública.
El equipo del SIGOB capacitó y acompañó el desarrollo de una Estrategia Comunicacional por parte de la Coordinación de Comunicación Social, la cual implicó la definición, por primera vez, de una ruta crítica para la comunicación, con objetivos definidos y con temáticas establecidas para se desarrolladas.
La puesta en funcionamiento de esta propuesta permitió asentar la necesidad de procedimientos de planificación estratégico-comunicacional al interior de la Institución, además de evidenciar las capacidades y falencias en los procesos de implementación de acciones concertadas y coordinadas en este ámbito.
Gestión de las acciones comunicacionales
A partir de la implementación del proyecto se revisó la puesta en escena de las acciones de comunicación, además de implementar los soportes de procedimiento y herramientas informáticas orientadas a mejorar las capacidades de gestión institucional en este ámbito. Al respecto, se registró lo siguiente:
- En la puesta en escena hubo acciones de acompañamiento en terreno para observar la organización de las actividades del Presidente, lo que permitió establecer líneas de trabajo con el equipo responsable. A modo de ejemplo, se implementó el Punto de Prensa, que permitió darle orden a la interacción autoridad/medios de comunicación, con un palpable beneficio para ambas partes.
- Se consolidó el equipo de profesionales mediante el fortalecimiento de sus capacidades, así como la incorporación de nuevos perfiles tales como un diseñador, una profesional a cargo de la captura y edición de imágenes en video, otra a cargo de las redes sociales, y una más, responsable de la fotografía.
El sitio institucional del Poder Judicial fue rediseñado y a fines de febrero de 2013 fueron publicadas en el mismo 410 piezas informativas institucionales (es decir, 9 productos comunicacionales de elaboración propia por semana, frente a los 4 en promedio en la etapa precedente).
Síntesis de los resultados
- Se estableció como uno de los documentos base para el desarrollo de actividades comunicacionales, la elaboración de una ficha técnica (resumen informative para el lider de la institución). Durante el periodo de ejecución se elaboraron 40 fichas técnicas.
- De igual manera, se establecieron una serie de productos específicos asociados a cada actividad, según los requerimientos de ésta. Entre los productos elaborados se cuentan:
- Ficha de ideas fuerza
Se realizaron alrededor de 125 desde el inicio del proyecto (hasta el 28/02/2013).
- Minutas de prensa
Se realizaron alrededor de 200 desde el inicio del proyecto (hasta el 28/02/2012).
- Ficha de ideas fuerza
- En correlación con lo anterior, y entre las actividades desarrolladas por el propio Poder Judicial, como por el Consejo implementador del Nuevo Sistema de Justicia Penal en Michoacán, se desarrollaron a partir de la implementación del Módulo alrededor de 150 acciones comunicacionales propias, entre las que se cuentan unas 50 ruedas de prensa y/o comparecencia ante los medios de comunicación por parte del Presidente de la entidad y/o de las vocerías designadas para tales efectos.
- Para el conocimiento y gestión de las acciones comunicacionales, se capacitó un total diez funcionarias a enero de 2013. A ellas se suman los cinco funcionarios de la Alta Dirección de la Institución que también fueron capacitados en el software ACOM.
- Al 28 de enero de 2013, el Sistema ACOM registró la carga, desde el inicio de su funcionamiento el 1 de mayo de 2012, de 409 piezas informativas institucionales. Estas piezas fueron cargadas en el Sistema ACOM y publicadas en el sitio web del Poder Judicial.
- Teniendo como antecedente el sistema de evaluación, en términos de contenido y objetivos comunicacionales, a través de un ejercicio de revisión de contexto expuesto semanalmente en el Comité de Comunicación Estratégica, se desarrollaron, a partir de septiembre de 2012, análisis –principalmente cuantitativos- derivados de la información proporcionada por el Sistema de Monitoreo de Actores y Temas. A partir de ello se obtuvo, semanalmente, una identificación más acabada del posicionamiento de las temáticas institucionales y de sus principales actores.
Resumen estadístico
| Acciones comunicacionales publicadas | 410 |
| Número de funcionarios capacitados en manejo de ACOM | 15 |
| Número de fichas técnicas | 146 |
| Número de ficha de ideas fuerza | 125 |
| Número de minutas de prensa | 200 |
| Número de comunicados de prensa | 146 |
| Consultas sitio web desde instalación ACOM | 21.773 |
| Sesiones Comité de Comunicación Estratégica | 55 |
| Sesiones extraordinarias del Comité de Comunicación Estratégica | 8 |
| Cantidad de actividades realizadas a partir de CCE * | 150 |
| Ruedas de prensa * | 50 |
(*) Se incluyen las actividades desarrolladas por el Consejo implementador del Nuevo Sistema de Justicia Penal.
Impactos
El siguiente cuadro muestra los impactos genrados por el Sistema de Acciones Comunicacionales en el Poder Judicial del Estado de Michoacán.
El índice de impacto utilizado busca medir el nivel de logro alcanzado a partir de la implementación del módulo. Para ello se han definido seis indicadores calificados con puntajes que van de uno a tres. De este modo, 1 corresponde a un nivel de impacto “básico”; 2 representa un impacto “intermedio”, y 3 un nivel de
impacto “avanzado”.
Los puntajes definidos para los seis indicadores suman un máximo de 18 puntos, lo que representa la calificación óptima respecto de los impactos esperados para ese proceso de implementación y sirve como referencia para calcular el porcentaje de cumplimiento que aparece al pie de la tabla.
Posicionando el mouse en los criterios y niveles es posible observar el detalle de estas definiciones.
