Sistema de Transparencia Documental (TRANSDOC)
El TRANSDOC es un módulo de trabajo que permite la recepción, seguimiento y administración de grandes flujos de correspondencia externa, la elaboración y manejo de la correspondencia interna, además de la búsqueda y recuperación de la información en los archivos oficiales, incorporando rutinas de trabajo y herramientas informáticas orientadas a una mayor eficiencia y seguridad en la gestión de documental.
El sistema, que ha sido puesto en funcionamiento en más de 30 instituciones en la región, desarrolló su procesos implementación entre agosto 2009 y febrero 2010 en el Sistema de Aguas de la Ciudad de México (SACM).
¿Qué es el Sistema de Transparencia Documental?
Es un sistema de trabajo que permite gestionar de forma ágil la correspondencia externa, la elaboración y gestión de la correspondencia interna y la búsqueda y recuperación de la información en los archivos oficiales.
Al centrarse en la eficiencia en la gestión promueve una reducción sustancial del uso del papel y la simplificación de los procesos de trabajo que no generan valor agregado en el trámite documental.
¿Cómo funciona?
La correspondencia de origen externa permite todas las operaciones de la mesa entrada y la distribución de los documentos escaneados a los destinatarios, permitiendo luego, el seguimiento de los mismo por los diferentes despachos que intervienen en su gestión y las acciones tomadas.
La correspondencia de origen interna facilita las operaciones relacionadas con la elaboración, control y su posterior despacho al exterior o como comunicación interna. Cuenta con formatos estandarizados y códigos automatizados de manera de normalizar los procesos de trabajo.
La gestión de la correspondencia en los archivos electrónicos permite búsquedas y la recuperación de documentos bajo múltiples criterios: fechas, emisor, receptor, tema, etc.
Estos archivos, no sólo tienen la correspondencia concreta, sino también la historia de su gestión y permite la búsqueda de expedientes con diferentes documentos relacionados, configurándose en verdaderas memorias institucionales.
¿Qué productos y resultados aporta?
Entre los principales aportes del Sistema de Transparencia Documental a la organización se cuentan:
- Mejora y agiliza el envío, respuesta y consulta de información vinculada a los documentos oficiales de correspondencia. Esto facilita el uso de la correspondencia como un antecedente para la toma de decisiones.
- Monitorea el conjunto de la gestión documental –externos, internos y en archivos- de la organización, utilizando diversos criterios de seguimiento tales como: área o funcionario responsable, fechas de gestión, temas y asuntos asociados al documento o destinatarios y/o emisores externos e internos.
- Simplifica las mesas de entrada y salida y los procesos de trabajo asociados, así como los tiempos para las transferencias internas de la documentación.
- Transparenta la gestión documental dentro de la organización y, en caso que sea pertinente, facilita el acceso a la consulta ciudadana para algunos documentos.
