Sistema de Aguas de la Ciudad de México
Datos generales
La implementación de TRANSDOC en la Dirección General del Sistema de Aguas de la Ciudad de México se desarrolló entre agosto de 2009 y febrero de 2010. La contraparte institucional para su implementación es Javier Miranda Santos, Asistente del Director General y Coordinador del SIGOB por parte de la Dirección General del Sistema de Aguas.
Antes de la implementación de este módulo, el sistema de trabajo para el registro y gestión de la correspondencia se encontraba desarticulado. Cada área implementaba sus propios sistemas de control y no existía un modelo estandarizado para el registro y seguimiento de los documentos que ingresaban a la institución. El proceso de trabajo se respaldaba utilizando como herramienta informática para el levantamiento de registros de la correspondencia la paquetería de Office de Microsoft.
Además, se encontraban en funcionamiento 20 mesas de entrada y salida de documentos en la institución, lo que generaba dispersión en el registro y la falta de criterios y lineamientos estandarizados para el seguimiento documental. Ello generaba dificultades en el manejo, seguimiento y control de grandes cantidades de documentos y en el tiempo de los trámites. Algunos documentos externos demoraban aproximadamente tres días en ser ingresados y la elaboración de la nota respectiva, hasta el momento de la firma, tomaba uno o dos días adicionales (5/6 días).
Funcionamiento
Actualmente, el total de funcionarios integrados al sistema de trabajo TRANSDOC asciende a 848 funcionarios de las siguientes unidades administrativas: Dirección General del Sistema de Aguas de la Ciudad de México, Dirección de Sectorización y Automatización, Subdirección de Apoyo Técnico, Dirección de Fortalecimiento Institucional, Dirección Jurídica, Dirección Ejecutiva de Operación, Dirección Ejecutiva de Planeación y Construcción, Dirección Ejecutiva de Atención a Usuarios, Dirección General Administrativa y el Sistema Lerma.
La red está integrada por funcionarios de 181 áreas administrativas de los distintos niveles jerárquicos: dirección general, direcciones ejecutivas, direcciones, subdirecciones y jefaturas de unidad departamental.
El tiempo promedio que toma al funcionario responsable ejecutar acciones y/o conocimiento sobre un documento de origen externo es de 2 días desde el momento del registro a la organización. El tiempo promedio que toma la elaboración de una nota desde su elaboración inicial hasta la firma y despacho es de 4 días.
En el directorio institucional hay datos sobre 1.580 personas e instituciones que facilitan la gestión de la correspondencia.
Síntesis de los resultados
Al 12 de junio de 2013 en el Sistema de Transparencia Documental hay 819.788 documentos, de los cuales, 149.381 son de origen externo y 587.496 son de origen interno. Asimismo, de los documentos recibidos se han atendido 736.877 y se encuentran pendientes de atención 82.911.
Actualmente existen 10 mesas de entrada donde se realiza el registro de la correspondencia y se escanea el documento respectivo para su posterior gestión mientras la correspondencia hacia destinatarios externos se canaliza a través 8 mesas de salida. Desde el inicio de la implementación se han creado 1.184 despachos.
El TRANSDOC ha contribuido, entre otras medidas de austeridad asumidas por el Sistema de Aguas de la Ciudad de México, a la reducción en el consumo de papel pasando de un gasto de 5.5 millones de pesos en 2011 a un costo estimado en 3.5 millones de pesos para el ejercicio de 2013. Lo que representa una disminución del gasto institucional por concepto de papel del 36%, equivalente a 2 millones de pesos (aproximadamente 167 mil dólares).
Resumen estadístico
A junio de 2013, el Sistema de Transparencia Documental mostraba los siguientes datos de operación:
| Eje del Plan Estatal de Desarrollo (PED) | |
| Documentos ingresados | 819.788 |
| Documentos ingresados de origen externo | 149.381 |
| Documentos ingresados de origen interno | 587.496 |
| Documentos atendidos | 736.877 |
| Documentos pendientes | 82.911 |
| Funcionarios integrados al sistema | 848 |
| Porcentaje de ahorro estimado en papel | 36% |
| Recursos estimados ahorrado en papel | USD 167.000 |
Impactos
El siguiente cuadro muestra los resultados obtenidos por el Sistema de Transparencia Documental en el Sistema de Aguas de la Ciudad de México.
El índice de impacto utilizado busca medir el nivel de logro alcanzado a partir de la implementación del módulo. Para ello se han definido seis indicadores calificados con puntajes que van de uno a tres. De este modo, 1 corresponde a un nivel de impacto “básico”; 2 representa un impacto “intermedio”, y 3 un nivel de
impacto “avanzado”.
Los puntajes definidos para los seis indicadores suman un máximo de 18 puntos, lo que representa la calificación óptima respecto de los impactos esperados para ese proceso de implementación y sirve como referencia para calcular el porcentaje de cumplimiento que aparece al pie de la tabla.
Posicionando el mouse en los criterios y niveles es posible observar el detalle de estas definiciones.
